Upravljanje vremenom je fraza koju često koristimo kada pokušavamo da pronađemo način za obavljanje svih aktivnosti koje ne stižemo u toku dana.
Međutim, ovo je pomalo nesrećna formulacija jer vremenom ne možemo da upravljamo! Možda bismo želeli ali još uvek kao vrsta nismo otkrili način.
Malo je i do geografije: Zemlja se okreće oko svoje ose, vreme prolazi a mi nemamo polugu kojom bismo to zaustavili.
Ipak nešto možemo kontrolisati, a to je kako upravljamo sobom unutar vremena koje nam je dato. Upravo tu se krije rešenje naše dileme. Ako postoji nešto na ovom svetu što je apsolutno pravično, onda je to vreme.
Svako od nas u ponoć na svom životnom računu dobije 24 sata.
Iako isto vremena dobijemo i ti i ja i Ilon Mask i Donald Tramp…. različito ga koristimo.
I verovatno imate one sjajne dane kada ste izuzetno produktivni. Sve vam ide od ruke i sve zadatke i obaveze završavate na vreme, pa čak uspete i da malo odmorite i uživate!
Ima zaista i takvih dana. Ali u realnosti ne tako često.
Razlika između ideje da budemo produktivni i realnosti često stvara stres, frustraciju, čak i anksioznost. Postavlja se pitanje: Kako imati što više produktivnih dana?
Ovo pitanje sebi je postavio i Frančesko Kirilo.
Ovaj mladi italijanski student univerziteta Sapienza u Rimu, suočavao se sa izazovima koncentracije i prokrastinacije tokom kasnih 1980-ih. Kako bi poboljšao svoju produktivnost, odlučio je da koristi kuhinjski tajmer u obliku paradajza (pomodoro na italijanskom) za praćenje svojih sesija učenja.
Počeo je sa dvominutnim intervalima, ali je ubrzo otkrio da je period od 25 minuta rada, praćen petominutnom pauzom, najefikasniji za održavanje fokusa i smanjenje umora.
Ova metoda, nazvana “Pomodoro tehnika”, brzo je stekla popularnost zbog svoje jednostavnosti i efikasnosti. Kirillo je kasnije formalizovao tehniku i objavio knjigu “The Pomodoro Technique”, koja je prevedena na više jezika i postala vodič za milione ljudi širom sveta koji žele da poboljšaju svoju produktivnost i upravljanje vremenom.
Ova naizgled jednostavna tehnika donosi rezultate koji su naučno potvrđeni. Studija objavljena u Journal of Applied Research in Memory and Cognition pokazala je da rad u kraćim intervalima, upravo poput onih koje koristi Pomodoro tehnika, značajno povećava produktivnost i koncentraciju.
Istraživači su primetili da kratke pauze nakon intenzivnog rada omogućavaju mozgu da se resetuje i obnovi svoju pažnju, čime se povećava efikasnost ukupnog radnog procesa.
Velika prednost Pomodoro tehnike je njena praktičnost.
Ne zahteva skupu opremu, komplikovane softvere ili posebne uslove rada. Sve što vam treba jeste običan tajmer ili mobililni telefon i volja da poštujete jednostavan pomodoro ritam.
Iz iskustva mogu reći da sam upravo zahvaljujući ovoj tehnici naučio da bolje upravljam svojim zadacima, smanjim stres i postanem daleko efikasniji u svakodnevnom radu.
U nastavku ovog teksta otkriću vam savete i trikove kako da Pomodoro tehniku najbolje uklopite u svoje radne rutine, bez obzira da li ste student, menadžer ili kreativac kome je potrebna bolja struktura radnog dana.
Kako izgleda jedan Pomodoro ciklus?
Osnovna jedinica Pomodoro tehnike je fokusirani blok od 25 minuta, tokom koga se posvetite isključivo jednom zadatku, bez prekidanja. Nakon toga sledi kratka pauza od 5 minuta. Četiri takva bloka čine jedan ciklus, posle kog sledi duža pauza od 15 do 30 minuta.
Jedan Pomodoro ciklus izgleda ovako:
25 min rada → fokusirano i bez prekida
5 min pauza → ustajanje, disanje, kratka šetnja
25 min rada
5 min pauza
25 min rada
5 min pauza
25 min rada
15–30 min duža pauza
Ovo je struktura „4×25“ – osnovna forma Pomodoro metode. Nakon jednog ciklusa, možete odlučiti da nastavite sa sledećim ili završite za taj dan, u zavisnosti od ciljeva.
Kako najbolje iskoristiti Pomodoro tehniku u zavisnosti od vaših potreba?
Bilo da ste student suočen sa gomilom literature, menadžer preplavljen obavezama ili kreativac kome je potrebna jasna struktura da uhvati inspiraciju – Pomodoro tehnika može biti vaš saveznik. Ključ je u prilagođavanju metode vašem ličnom ritmu rada.
Ako ste student, Pomodoro može biti vaša tajna za produktivno učenje. Teška i zahtevna gradiva lakše se savladavaju kada su jasno segmentirana u blokove. Primenite tehniku tako što ćete svaki ciklus od četiri radna bloka po 25 minuta posvetiti jednom predmetu ili jednom delu gradiva. Tokom kratkih pauza ustanite, napravite nekoliko koraka, ili se prosto udaljite od stola kako biste fizički i mentalno resetovali svoj mozak. Završni Pomodoro blok u okviru ciklusa iskoristite za kratku reviziju naučenog. Tako ćete ne samo bolje razumeti gradivo, već i efikasnije učvrstiti stečeno znanje.
Menadžeri često provode dan rastrzani između sastanaka, mejlova i brojnih operativnih zadataka. Za njih je Pomodoro tehnika prilika da povrate kontrolu nad svojim vremenom. Odaberite jasno definisane blokove vremena koje ćete zaštititi od svih spoljašnjih ometanja – isključite notifikacije, odložite sastanke i zatvorite pristup mejlovima. Te blokove koristite za tzv. „duboki rad“, poput strateškog planiranja ili rešavanja složenijih zadataka.
Duže pauze između blokova možete iskoristiti za kratke, ali neophodne operativne aktivnosti poput provere mejlova ili delegiranja zadataka. Na taj način povećavate produktivnost, ali istovremeno i održavate svoju pažnju usmerenu na prioritete.
Za kreativce poput pisaca, dizajnera ili analitičara, Pomodoro tehnika može biti odličan alat za strukturisanje slobodnog toka kreativnosti. Kreativni proces često zahteva koncentraciju, ali i jasno postavljene granice kako se fokus ne bi izgubio.
Jedan Pomodoro blok može biti dovoljno vremena da duboko zaronite u kreativni zadatak, a kratka pauza između blokova odlična je prilika da promenite fizički ili mentalni kontekst. To može biti šetnja, kratka vežba disanja ili jednostavna promena radnog mesta. Ova kombinacija intenzivnog rada i kratkih, osvežavajućih pauza održava kreativni um oštrim i produktivnim.
Pomodoro tehnika vam neće dati više vremena – ali će vam dati više fokusa u vremenu koje imate. I to je često sve što vam zapravo treba. O ovoj ali mnogo drugih tehnika i praktičnih alata za bolji time management možete saznati na našem treningu Upravljanje vremneom ili naprednijoj verziji Trening za povećanje produktivnost.
